Mi recomendación para calcular el cobro de los honorarios contables parte de algo que yo llamo “perfilamiento del cliente” dónde realizamos un diagnóstico del estado de la empresa que consiste en evaluar unos componentes de distintas áreas de la compañía dónde le doy un puntaje de 1 a 5 dónde 1 significa que el cliente no cumple con nada y 5 que cumple con todo lo básico que debe tener una empresa, con cada ítem por ejemplo evalúo como está la empresa en su área de talento humano y dentro de esta área si cumple con temas de contratos con los empleados, si están ó no afiliados a seguridad social, si están al día en los pagos de seguridad social y prestaciones; en otra área reviso si tiene ó no sistema contable, si está el manual de políticas contables ya que algunos empresarios no cuentan con el mismo, si cumple ó no con los documentos electrónicos y así por 5 áreas que yo he considerado vitales para realizar esta evaluación inicial; con el resultado de ésta se revisa la complejidad del cliente y se determina el trabajo a realizar de acuerdo a estas actividades y se realiza el estimado en número de horas que requiere este cliente en el mes y establezco la tarifa respectiva ya teniendo el valor de mi hora.
¿Cómo calculo el valor de mi hora? hago un estimado del valor de salario que yo debo tener de acuerdo a mi experiencia, estudio sumándole un factor prestacional y los respectivos aportes a salud, pensión y riesgos profesionales; dividido entre el número de horas que realmente trabajo en el mes (ojo no las horas normales de un empleado tiempo completo) sino las que usted realmente considere productivas dentro de su mes.
También debo tener en cuenta la capacidad económica de este nuevo cliente, el sector económico en el que se encuentra ya que en algunos se requieren informes adicionales especiales que debes pactar por aparte al igual que la información exógena; no es lo mismo pedirle a un cliente que vende 100.000.000 en un año unos honorarios de un salario mínimo es decir de 1.300.000 qué pedirle un salario mínimo a quien vende 500.000.000 en un año.
Siendo así un cliente pequeño con poca capacidad y pocas responsabilidades dentro de las que no se encuentra la digitación de la información, no debería estar por debajo de medio salario mínimo que es un poco más de lo que vale una sanción mínima y ya a medida que aumente su capacidad aumentarán sus responsabilidades se debe ir evaluando un reajuste de honorarios.
Cuando se requieran trabajos específicos para un cliente como es el caso de las declaraciones de renta de persona natural igualmente evalúe las horas que no son únicamente las de la elaboración de la declaración, recuerde que esta comienza desde que contactamos al cliente para decirle que documentación requiere, revisión de los reportes , evaluación de la información que nos ha traído y posteriormente si la elaboración, tenga en cuenta que entre más compleja más horas y por ende más alto debe ser el cobro.
Finalmente siempre tenga en cuenta ofrecerle y dejarle al cliente un valor agregado, mantenerlo actualizado y darle recomendaciones para optimizar sus impuestos, finanzas y demás.